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CVEP Board of Directors

Meeting Minutes

March 13th, 2026

ClubHouse

1. CALL TO ORDER

  • Present: S. Dumas, K.Morrison, B. Lachance, J. Rouleau, A-M. Gingras, L. Poissant

  • Absent: F. Desfossés

 

2. PROPOSED AGENDA

  • End-of-season party (Lyne Durivage)

  • Review of AGM presentation

  • Resolution to register CVEP as a non-profit organisation

  • Online payment of membership

 

3. POINTS FOR DISCUSSION

 

  1. End-of-season party

Lyne Durivage provides an update on the end-of-season party. No issues are raised by the organizing committee. The caterer and the DJ &MC have been informed of the time they can access the room to set up their material. She reviews everyone’s role for the party. Board members are invited to help set up the decoration the morning of the party. The board thanks Lyne for her time. She leaves the meeting.

 

  1. Review of AGM presentation

The board reviews the PowerPoint presentation and makes different adjustments to the content and sequence. Lise will send the finalized version in both French and English Monday night at the latest.

 

  1. Resolution to register CVEP as a non-profit organisation

Stephane presents a resolution to explore the process required to register CVEP as a non-profit organisation in Florida and to engage professional services to assist with the whole process. Karyn summarizes her discussion with the lawyer who has been approached to provide those professional services. This lawyer helped the CVE Tennis Club obtain their recognition as a non-profit organization. The estimated costs are between $1,000.00 and $3,000.00. The Club has the budget to cover these expenses. Board members agree there are several benefits to obtaining this status, notably in terms of liability and capacity to have a business account. All approve the resolution. The president, the treasurer and the secretary are the recognized officer entitled to sign the resolution.

 

  1. Online payment of membership

With a future business account, the board discusses the possibility of offering online payment to its members to avoid having to manipulate money. It appears that several members may not have a US bank account which is necessary to wire transfer money (Zelle). Although the board recognizes there is a risk associated with the manipulation of money, the board proposes to maintain the current method of collecting money.

 

 

Submitted by

Lise Poissant, Secretary

 

Approved by Stephane Dumas, President

Conseil d'administration du CVEP

Compte-rendu de la réunion

13 mars 2026

Clubhouse

1. APPEL À L'ORDRE

  • Présents: S. Dumas, K. Morrison, B. Lachance, J. Rouleau, A-M. Gingras, L. Poissant

  • Absente : F. Desfossés

 

2. AGENDA PROPOSÉ

  • Fête de fin de saison (Lyne Durivage)

  • Révision de la présentation de l'AGA

  • Résolution pour enregistrer le CVEP en tant qu'organisation à but non lucratif

  • Paiement en ligne

 

3. POINTS À DISCUTER

 

  1. Fête de fin de saison

Lyne Durivage fait le point sur la fête de fin de saison. La planification se déroule bien selon le comité d'organisation. Le traiteur ainsi que le DJ & le MC ont été informés de l'heure à laquelle ils peuvent accéder à la salle pour installer leur matériel. Lyne passe en revue le rôle de chaque membre du C.A. Les membres du conseil sont invités à aider le matin de la fête, notamment pour la décoration. Le conseil remercie Lyne pour son temps. Elle quitte la réunion.

 

  1. Révision de la présentation de l'AGA

Le conseil révise la présentation PowerPoint et effectue différents ajustements au contenu et à la séquence. Lise enverra la version finalisée en français et en anglais lundi soir au plus tard.

 

  1. Résolution pour enregistrer CVEP en tant qu'organisation à but non lucratif

Stephane présente une résolution visant à explorer le processus nécessaire pour enregistrer le CVEP en tant qu'organisation à but non lucratif en Floride et à faire appel à des services professionnels pour accompagner l'ensemble du processus. Karyn résume sa discussion avec l'avocat qui a été sollicité pour fournir ces services professionnels. Cet avocat a aidé le club de tennis CVE à obtenir sa reconnaissance en tant qu'organisation à but non lucratif. Les coûts estimés se situent entre

1 000,00 $ et 3 000,00 $. Le Club dispose du budget nécessaire pour couvrir ces dépenses. Les membres du conseil s'accordent à dire qu'il existe plusieurs avantages à obtenir ce statut, notamment en termes de responsabilité et de capacité à posséder un compte commercial. Tous approuvent la résolution. Le président, la trésorière et la secrétaire sont les officiers reconnus ayant le droit de signer la résolution.

 

  1. Paiement en ligne de l'adhésion

Dans le context où le CVEP aura un futur compte professionnel, le conseil discute de la possibilité d'offrir un paiement en ligne à ses membres afin d'éviter de manipuler de l'argent. Il semble que plusieurs membres ne disposent pas d'un compte bancaire américain nécessaire pour effectuer un virement d'argent (Zelle). Bien que le conseil reconnaisse qu'il existe un risque lié à la manipulation de l'argent, il propose de maintenir la méthode actuelle de collecte des fonds.

 

 

Soumis par

Lise Poissant, secrétaire

 

Approuvé par Stéphane Dumas, président

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