Board of Directors CVEP Club Inc.
Meeting Minutes
August 27, 2026
Meeting via Messenger
1. CALL TO ORDER
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Present: Stéphane Dumas, Karyn Morrison, Anne-Marie Gingras, Peter Fazio, Benoît Lachance and Lise Poissant.
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Absent: Jocelyn Rouleau.
2. APPROVAL OF AGENDA
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The agenda is presented and approved as is.
3. APPROVAL OF MINUTES
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The minutes of the meeting held on March 18, 2026 are approved by all.
4. POINTS FOR DISCUSSION
4.1 Important dates:
Stephane reviews the important dates for the 2026-2027 season as those will be posted on the website at the beginning of the season. The board agrees to have the captain’s meeting on November 19th (Thursday). Lise will make the reservation with CenClub.
4.2 Incorporation:
The incorporation process is almost finalized. Only a few steps are left and Peter will follow up. As this is the Club’s first year of incorporation, bylaws, waivers, and other documents will need to be reviewed.
Once incorporated, directors and officers will have liability coverage in case of an issue related to their role as board director.
4.3 Cenclub’s message:
Stephane follows up on a message received from CenClub. After a lenghty discussion, the board agrees not to use Swansea courts on Saturdays. Since a majority of teams expressed an interest towards Open Play on Saturdays, the board agrees to a five-day schedule (Monday to Friday) and to offer Open Play on all courts on Saturdays. Open play would be opened to all, i.e. CVEP members and non-members. The board recommends maintaining the start and end dates of the season as decided in March 2026.
4.4. Budget:
Anne-Marie presents an overview of the budget for 2026-2027. The board agrees to spend $500.00 for equipment for the ambassador program. A request to pay $85.00 for a paid version of Doodle is brought by Anne-Marie on behalf of Gilles Généreux who coordinates Adam & Eve. Lise will look into other free options. If no options are available, the board agrees to pay the fees.
4.5 By Laws:
The board reviews the revised version of the Bylaws. Overall, the board is pleased with the proposed version and wishes to acknowledge the important role of Claude Boulay in the writing of the document. Minor modifications are proposed and a finalized version will be circulated among board members for final approval before being posted on the website.
The board discusses the general liability of the Club. Liability linked to an injury or the infrastructure will fall under CenClub. A request for Cenclub’s insurance policy will be sent to Andy, Haley and Rita and Mike. Peter volunteers to discuss this with Andy,
The incorporation requires to re-write the waiver that must be completed by all members. Claude Boulay will revise the waiver. Karyn will send it to Stephane and Claude.
4.6 Membership:
Nothing special to discuss
4.7 Schedule:
A five-day schedule is getting finalized by Jocelyn.
4.8 Advanced mixed:
The board discusses the suggestion made by a member who would like to create an advanced-mixte activity (similar to Adam & Eve but for advanced players). The board agrees not to support/integrate this activity for the upcoming season.
4.9 End of season party:
Stéphane thanks Peter for his implication in looking for a caterer for the end-of-season party. La bonne fourchette will have the contract this year. Ben and Anne-Marie will be the liaison between the board and organizing committee and ensure all decisions are brought back to the board.
4.10 Welcome BBQ:
The BBQ will be held on January 20th. Anne-Marie will be responsible with the support of board members.
4.11 Volunteers’ appreciation happy hour:
The board discusses the possibility of holding a special event to acknowledge the important role of volunteers. The board agrees not to pursue the idea but will reinforce the recognition of the crucial role of all volunteers at the AGM.
4.12 Web page:
Stephane has been working with Richard Henry to optimize the website. The new website should be up and running before the beginning of the season.
4.13 ID cards:
Stephane managed to get a sponsor who will offer ID Cards to all members for free. ID Cards will have the Club’s logo. Members will be invited to use the ID card to identify an emergency contact. The board thanks Stéphane.
4.14 T-shirts:
This subject is postponed to another meeting
4.15 Balls:
The club has enough balls to begin the season.
4.16 Ambassador Program:
The request to pay for training sessions for the ambassadors is declined by the board. The board recognizes that some equipment may be useful to ambassadors to facilitate drills. A budget of $500. 00 is accepted. The equipment will be kept in the Club’s locker.
4.17 Miscellaneous:
Stephane informs the boards that is working with Canam golf for a potential pickleball /golf package.
Lise Poissant, Secretary
CVEP Club Inc
Conseil d'administration du CVEP Club Inc
Compte-rendu de la réunion
Du 27 août 2026
Réunion via Messenger
1. PRÉSENCES
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Présents : Stéphane Dumas, Karyn Morrison, Anne-Marie Gingras, Peter Fazio, Benoît Lachance et Lise Poissant.
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Absent : Jocelyn Rouleau.
2. APPROBATION DE L'ORDRE DU JOUR
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L'ordre du jour est présenté et approuvé tel quel.
3. APPROBATION DU COMPTE-RENDU
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Le compte-rendu de la réunion tenue le 18 mars 2026 est approuvé par tous.
4. POINTS À DISCUTER
4.1 Dates importantes :
Stéphane rappelle les dates importantes de la saison 2026-2027 car elles seront publiées sur le site web au début de la saison. Le conseil d'administration (C.A.) propose de tenir la réunion des capitaines le 19 novembre (jeudi). Lise fera la réservation auprès de CenClub.
4.2 Incorporation :
Le processus d'incorporation est presque finalisé. Il ne reste que quelques étapes et Peter fera un suivi. Comme il s'agit de la première année d'incorporation du Club, les statuts, le formulaire de décharge et d'autres documents devront être révisés.
Une fois incorporé, les administrateurs et officiers bénéficieront d'une couverture de responsabilité civile en cas de problème lié à leur rôle d'administrateur au C.A.
4.3 Message de Cenclub :
Stéphane fait suite à un message reçu de CenClub. Après une longue discussion, le C.A. accepte de ne pas utiliser les terrains de Swansea le samedi. Comme la majorité des équipes ont manifesté leur intérêt pour l'Open Play le samedi, le C.A. accepte un calendrier de cinq jours (du lundi au vendredi) et propose le Open Play sur tous les terrains le samedi. Le Open Play sera ouvert à tous, c'est-à-dire aux membres et non-membres du CVEP. Le conseil recommande de maintenir les dates de début et de fin de la saison telles qu'établies en mars 2026.
4.4 Budget :
Anne-Marie présente un aperçu du budget pour 2026-2027. Le conseil accepte de dépenser 500,00 $ pour le matériel du programme d'ambassadeurs. Une demande de paiement de 85,00 $ pour une version payante de Doodle est déposée par Anne-Marie au nom de Gilles Généreux, qui coordonne l’activité Adam & Eve. Lise examinera d'autres options gratuites. Si aucune option n'est disponible, le conseil accepte de payer les frais.
4.5 Statuts :
Le conseil discute de la version révisée des Statuts. Dans l'ensemble, le conseil est satisfait de la version proposée et souhaite reconnaître le rôle important de Claude Boulay dans la rédaction du document. Des modifications mineures sont proposées et une version finale sera diffusée aux membres du conseil pour approbation finale avant d'être publiée sur le site web.
Le conseil discute de la responsabilité générale du Club. La responsabilité liée à une blessure ou à l'infrastructure relèvera de CenClub. Une demande pour recevoir une copie de la police d'assurance de Cenclub sera envoyée à Andy, Haley, Rita et Mike. Peter se porte volontaire pour en discuter avec Andy.
L'incorporation exige de réécrire la décharge qui doit être remplie par tous les membres. Claude Boulay révisera le formulaire de décharge. Karyn l'enverra à Stéphane et Claude.
4.6 Adhésion :
Rien de spécial à discuter
4.7 Calendrier :
Un horaire de cinq jours est en cours de finalisation par Jocelyn.
4.8 Mixte avancé :
Un membre a suggéré au conseil de créer une activité avancée-mixte (similaire à Adam & Ève mais pour les joueurs avancés). Après discussion, le conseil accepte de ne pas soutenir/intégrer cette activité pour la saison à venir.
4.9 Fête de fin de saison :
Stéphane remercie Peter pour ses efforts à chercher un traiteur pour le party de fin de saison. La bonne fourchette aura le contrat cette année. Benoît et Anne-Marie assureront le lien entre le conseil d'administration et le comité organisateur et veilleront à ce que toutes les décisions soient transmises au conseil.
4.10 BBQ de bienvenue :
Le barbecue aura lieu le 20 janvier. Anne-Marie sera responsable avec le soutien des membres du conseil.
4.11 Activité de reconnaissance des bénévoles :
Le conseil discute de la possibilité d'organiser un événement spécial pour reconnaître le rôle important des bénévoles. Le conseil accepte de ne pas poursuivre cette idée cette année, mais renforcera la reconnaissance du rôle crucial de tous les bénévoles lors de l'AGA.
4.12 Page web :
Stephane travaille avec Richard Henry pour optimiser le site web. Le nouveau site web devrait être opérationnel avant le début de la saison.
4.13 Cartes d'identité :
Stephane a réussi à obtenir une commandite qui offrira gratuitement des cartes d'identité à tous les membres. Les cartes d'identité porteront le logo du Club. Les membres seront invités à utiliser la carte d'identité pour identifier un contact d'urgence. Le conseil remercie Stéphane.
4.14 T-shirts :
Ce sujet est reporté à une autre réunion
4.15 Balles :
Le club a assez de balles pour commencer la saison.
4.16 Programme des ambassadeurs :
La demande de financement des séances de formation des ambassadeurs est refusée par le conseil. Le conseil reconnaît que certains équipements peuvent être utiles aux ambassadeurs pour faciliter les exercices. Un budget de $500,00 est accepté. Le matériel sera conservé dans le casier du Club.
4.17 Divers
Stephane informe le C.A. qu’il a entrepris des discussions avec Canam Golf pour un éventuel forfait pickleball/golf.
Lise Poissant, Secrétaire
CVEP Club Inc