MINUTES ANNUAL GENERAL MEETING
March 14, 2024
Club House Room GP-A
2:30PM
Word from the President
Lyne Durivage, the president, welcomes everyone. She presents the board members of the 2023-2024 season: Karyn Morrison, the vice-president, France Desfossés, the treasurer, Linda Desrochers, the secretary and Jocelyn Rouleau, director.
The president informs the assembly that the secretary Linda Desrochers has mentioned that she would not renew her term. Two new directors were recruited. They will introduce themselves at the end of the meeting.
The president thanks all captains and co-captains as well as all volunteers who contributed to the different CVEP activities throughout the season: Gaétan Robitaille and Richard Henry for the web site management, Ghislain Mondoux for technical support, Paul Monette for the Adam & Eve league, Stéphane Dumas for the competitive teams Boomers 1 & 2 and the tournament, Francine Denis for the CVEP t-shirts and Jacques Dominique for the end of the season party.
Treasurer’s report
France Desfossés presents the financial situation of CVEP from April 1st 2023 to March 14th 2024. Revenues of $34, 119.00 are associated to expenses of $32, 631.44 for a net revenue of $1,487.56. The total current assets of CVEP amounts $6, 402.56. Some expenses must still be accounted for but despite those, the CVEP is in good financial position.
The treasurer mentions that next year, teams will no longer have to pay for balls. Those will be provided and paid for by the CVEP.
Membership
Karyn Morrison mentions that 187 new members joined CVEP since the beginning of the season for a total of 781 members. Players wishing to become members (for the 2024-2025 season) must go on the website cvepickleball.com (password CVEP) and access the registration form. Karyn will collect the $15 annual fee.
Team coordination
France and Jocelyn are the resource-persons for the coordination and communication with members and captains. Both will work closely with captains to manage team transfers. Members are reminded that the minimal number of players in a team identified as playing 5x/week is 25 while it is of 20 players for teams playing 3x/week. CVEP has a total of 28 teams.
A few rules are reminded;
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Players must get to the court on time to prevent losing a court to another team.
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A team will have to concede a court if after 15 minutes, it has not reached a minimal number of 10 players. Once a court has been given to another team, it is not possible to get it back even if additional players show up.
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Swansea courts are available to CVEP members from 1 :00 to 9 :00 PM. These courts are shared with tennis players. It is important to store nets along the fence after play.
Unimed-CVE Pickleball Tournament 2024
Stéphane Dumas thanks board members for their support and involvement in organizing the tournament. A total of 160 players, 28 volunteers and 31 sponsors participated in the tournament and contributed to its success. A cheque of $5, 000.00 will be given to Gateway Outreach Community Organisation.
Adam & Eve League
Paul Monette mentions that the league is in its 5th year and reaches about 14 couples on a weekly basis. Participation to the Adam & Eve league may be jeopardized by the new ladder activity. The next year will be determining. The league will resume its activities the first Sunday of December.
Competitive teams
Stéphane Dumas informs everyone that Boomers 1 joined a new league (Premier league) in Division 1 (4.0+). Boomers 1 won the gold medal and finished 1st of their division. Boomers 2 (Evolution) also joined Premier League in Division 2 (3.5+). Boomers 2 finished 2e of their division.
Future Projects
Josée Kunzli shares her intention to create two competitive teams of women who would join the Women’s Power Pickleball League. This league reaches 1200 women spread into 66 teams. The Board will follow-up this initiative.
The main idea behind the Ladder activity is presented. A trial, with 32 players, will take place on March 23rd in AM.
Particular acknowledgements
The president takes a few minutes to thank all board members for their involvement and dedicated work. She thanks all CVEP members for their collaboration and support.
On behalf of board members, CVEP members and herself, the president offers sincere and warm thanks to Linda Desrochers, the secretary, for her long-term engagement and the remarkable quality of her work over the past 5 years,
Presentation of two new directors
Lise Poissant and Jean (Jano) Lafrenière briefly introduced themselves.
Presentation of the 2024-2025 board of directors
Lyne Durivage
Karyn Morrison
Lise Poissant
France Desfossés
Jocelyn Rouleau
Jean (Jano Lafrenière)
Question period
Members expressed themselves on various subjects, such as; necessity to have solar shades in the waiting zone of the parking lot, allowing or not competitive teams to participate to certain activities (e.g. tournament), the heterogeneity of certain teams (e.g. players with very low frequency of play in high frequency teams) which could impede a whole team with the new 10 players rule, the choice of day (e.g. Saturday) for certain special activities which prevents participation of some members. The Board will follow-up on all these points.
COMPTE-RENDU DE LA RÉUNION GÉNÉRALE ANNUELLE
Le 14 mars 2024
au Club House Salle GP-A à 14:30
Mot de la Présidente
Mot de bienvenue de Lyne Durivage, la présidente. Elle présente les membres du Conseil d’administration pour la saison 2023-2024: Karyn Morrison, la vice-présidente, France Desfossés, la Trésorière, Linda Desrochers, la secrétaire en charge des communications, ainsi que Jocelyn Rouleau, directeur.
La présidente informe que la secrétaire Linda Desrochers a mentionné qu’elle ne renouvellerait pas son mandat. Deux nouveaux directeurs ont été recrutés et seront invités à se présenter à la fin de l’assemblée.
La présidente remercie les capitaines et les co-capitaines de même que les nombreux bénévoles qui s’impliquent dans le CVEP : Gaétan Robitaille et Richard Henry pour la gestion du site web, Ghislain Mondoux pour le soutien technique, Paul Monette pour la ligue Adam & Ève et Stéphane Dumas pour les équipes compétitives Boomers 1 & 2 et l’organisation du tournoi, Francine Denis pour les vêtements à l’effigie du CVEP et Jacques Dominique pour la soirée de fin de saison.
Rapport de la trésorière
France Desfossés présente la situation financière du CVEP pour la période du 1e avril 2023 au 14 mars 2024. Les revenus totalisent $34 119,00 alors que les dépenses s’élèvent à $32 631,44 pour un revenu net de $1487,56. Le total des actifs courants du CVEP sont de $6 402,56. Le CVEP est donc en bonne situation financière.
La trésorière mentionne que l’an prochain, les équipes n’auront pas à débourser pour l’achat de balles. Celles-ci seront fournies par le Club.
Membres - adhésion
Karyn mentionne que 187 nouveaux membres se sont joints au CVEP depuis le début de la saison pour un total de 781 membres. Les joueurs désirant s’inscrire au club (pour la saison 2024-2025) doivent aller sur le site internet du club cvepickleball.com (mot de passe CVEP), cliquer sur le formulaire d’adhésion. Karyn Morrison récupérera le $15 pour l’inscription annuelle.
Coordination des équipes
France et Jocelyn sont les personnes-ressources pour la coordination et la communication avec les membres et les capitaines. Les deux travaillent de concert avec les capitaines pour les demandes de transferts d’une équipe à l’autre. Un rappel est fait à l’effet que le nombre minimal de joueurs dans les équipes identifiées pour jouer 5 fois/semaine est de 25 joueurs alors qu’il est de 20 joueurs pour les équipes ayant une fréquence de jeu de 3 fois/semaine. Le club compte 28 équipes.
Un rappel de certaines règles est fait.
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Il est important d’arriver à l’heure pour éviter d’avoir à céder un terrain à une autre équipe.
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Une équipe devra céder un terrain, si après 15 minutes, elle n’a pas atteint le nombre minimal de 10 joueurs. Ce terrain ne pourra être récupéré même si de nouveaux joueurs se présentent après cette période de temps.
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Les terrains du Swansea sont à la disposition du CVEP de 13 :00 à 21 :00. Ces terrains étant partagés avec les joueurs de tennis, il importe de ranger les filets le long de la clôture arrière.
Tournoi de pickleball Unimed-CVE 2024
Stéphane Dumas remercie les membres du conseil d’administration pour leur soutien et leur implication dans l’organisation du tournoi. Au total 160 joueurs se sont inscrits au tournoi et 28 bénévoles et 31 commanditaires ont contribué au succès de la journée. Un chèque de $5 000,00 sera remis à l’organisation Gateway Outreach Community.
Ligue Adam & Ève
Paul Monette prend la parole. La ligue en est à sa 5e année et rejoint en moyenne 14 couples à chaque semaine. Le maintien de cette activité est à suivre compte tenu de l’activité monte et descend qui pourrait faire baisser le taux de participation de la ligue Adam & Ève. L’année qui vient sera déterminante. La ligue reprendra ses activités le 1e dimanche de décembre.
Les équipes compétitives
Stéphane Dumas nous informe que l’équipe Boomers 1 a rejoint une nouvelle ligue (Premier league) dans la Division 1 (4.0+). Le Boomers 1 a gagné la médaille d’or lors des finales et a terminé premier de la ligue. Boomers 2 (Evolution) a aussi joint la premier League dans la division 2. Le Boomers 2 a terminé 2e de leur division.
Projets futurs
Josée Kunzli partage les grandes lignes d’un projet de création de deux équipes compétitves de femmes membres du CVEP qui joindraient la Women’s Power Pickleball League. Cette ligue regroupe près de 1200 femmes réparties dans 66 équipes. Le CA du CVEP assurera le suivi de ce projet.
Les grandes lignes de l’activité Monte et Descend sont présentées. Un essai regroupant 32 joueurs et joueuses se fera le 23 mars en AM sur les terrains du stationnement.
Remerciements particuliers
La présidente reprend la parole pour remercier les membres du conseil d’administration pour leur implication et leur dévouement. Elle remercie l’ensemble des membres du CVEP pour leur collaboration et leur soutien.
Au nom des membres du CA, des membres du CVEP et en son nom personnel, la présidente remercie chaleureusement la secrétaire Linda Desrochers pour son engagement et la remarquable qualité de son travail au cours des cinq dernières années.
Présentation des deux nouveaux directeurs
Lise Poissant et Jean (Jano) Lafrenière se présentent brièvement aux participants de l’assemblée.
Présentation des directeurs du conseil d’administration 2024-2025
Lyne Durivage
Karyn Morrison
Lise Poissant
France Desfossés
Jocelyn Rouleau
Jean (Jano Lafrenière)
Période de questions
Les membres s’expriment sur différents sujets notamment, la nécessité d’avoir des pare-soleils sur la zone d’attente des joueurs aux terrains de stationnement, la participation des membres des équipes compétitives à certaines activités (ex. tournoi), l’hétérogénéité des équipes (joueurs fantômes ou à très faible fréquence de participation) qui sera un enjeu avec la nouvelle règle du 10 joueurs pour le maintien du terrain, le nombre de joueurs dans certaines équipes, le choix des journées pour les activités spéciales afin de permettre à tous et à toutes de participer. Les membres du CA feront un suivi des points soulevés.
